北京獵頭公司談職場：如何做好在工作匯報？你需要學(xué)會金字塔結(jié)構(gòu)思維
在職場中，不可避免的一件事情就是工作匯報，每日工作匯報、月度匯報、季度匯報、年度匯報、項目匯報......工作上大大小小的事情，都需要做匯報，這是令很多人頭疼的一件事情。
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剛剛工作的時候，我就不懂怎么做工作匯報，每次匯報工作的時候，都很緊張，常常說著說著就忘記自己要說什么，緊張到結(jié)巴顫抖。
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表達的時候，也絲毫沒有邏輯，有時候，想到什么說什么，以為自己說的很好，結(jié)果看領(lǐng)導(dǎo)的表情，寫滿了無奈。
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很多人在匯報工作的時候，都會出現(xiàn)類似的情況，比如：表達不清、邏輯混亂、廢話連篇、重點不突出.....這種工作匯報，領(lǐng)導(dǎo)根本搞不清楚你在說什么，更不會青睞、器重你。
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美國作家馬克·麥考梅克曾經(jīng)說“對于領(lǐng)導(dǎo)而言，誰能很好的匯報工作，誰就在努力工作；相反，誰不好好匯報工作，誰就沒有努力工作。”
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由此可見，在職場上，工作匯報是很重要的，這決定了領(lǐng)導(dǎo)對你的態(tài)度，甚至直接影響你與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。
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那要怎么才能夠做好工作匯報呢？首先我們要了解一下，為什么匯報工作的時候會緊張，并且要怎么克服這種緊張的狀態(tài)。
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一、2個小技巧，破解工作匯報緊張
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為什么在面對領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報的時候， 會感覺到緊張呢？其實，造成這種情況的原因有2種，分別是：生理因素、心理因素。
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?。?）生理因素
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造成我們緊張的第一個原因，就是我們大腦的結(jié)構(gòu)。 大腦是由不同結(jié)構(gòu)組成的，每個結(jié)構(gòu)負責(zé)的都不同。
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在工作匯報的時候，導(dǎo)致我們緊張的區(qū)域有三個部分，分別是：爬行腦、情緒腦、視覺腦。
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爬行腦也就是我們的腦干，主要負責(zé)的就是對刺激做出反應(yīng)，比如，在我們遇到危險的時候，可以快速的反應(yīng)。
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情緒腦顧名思義，主要負責(zé)的就是與情緒相關(guān)的，比如：情感、直覺、情緒等等，尤其是對事物的喜歡厭惡等等。
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視覺腦控制大腦的絕大部分智力，能夠快速處理和支配情緒。
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在匯報工作的時候，大腦就會提前思考，對這件事情做出一個判斷，因此，在匯報的時候，面對領(lǐng)導(dǎo)，就會迅速反映，表現(xiàn)出緊張和不安。
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（2）心理因素
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除了大腦面對這種情況做出反映，還有心理因素也是導(dǎo)致緊張原因。
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在工作匯報的時候，很多人對自己的要求都比較高，希望能夠在領(lǐng)導(dǎo)面前好好表現(xiàn)。
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可實際上，卻給自己帶來了很大的心理壓力，造成了很大的負擔(dān)，害怕自己匯報不好工作，更害怕自己丟臉。
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因此，這種心理暗示，直接導(dǎo)致在給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的時候，變得緊張，甚至發(fā)抖。
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既然知道在匯報工作的時候為什么會緊張，接下來要做的就是破除這種緊張，有2個技巧，可以幫助你緩解緊張。
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技巧一：降低要求，放松自己
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導(dǎo)致緊張的一部分原因，就是因為對自己的要求太高，太過于追求完美。
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因此，降低自己的要求，允許自己出現(xiàn)錯誤，當(dāng)你的心態(tài)放平衡，整個人都放松下來，緊張程度也會降低。
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技巧二：抓住機會，反復(fù)訓(xùn)練
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訓(xùn)練提升能力，是破解緊張的最好方式。抓住每一個可以在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)言的機會，講述自己擅長的、知道的東西。
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但是有一個前提，就是要提前想好內(nèi)容，給自己的內(nèi)容大概列一個提綱，通過反復(fù)的訓(xùn)練，積攢經(jīng)驗，提高自己的工作匯報表達能力。
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只有通過反復(fù)訓(xùn)練，具有“不要臉”的精神，就是放下自己的面子，緊張感也會隨之消失。
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利用上面這2個方法，可以消除緊張感，但是匯報工作并不簡單，還需要掌握方法和技巧。
二、4個步驟，做好匯報工作的準備
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做工作匯報的時候，一定要事先做好準備，明確好受眾和匯報工作，對癥下藥方能事半功倍。
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第一步：明確匯報目的
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在工作匯報之前，首先要做的就是明確工作匯報的目的，通常有三種匯報形式。
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第一種是溝通知會形式，比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進度，溝通下一步的工作安排等等；
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第二種是需要領(lǐng)導(dǎo)做決定的，比如，匯報工作中發(fā)現(xiàn)的問題或者是需要領(lǐng)導(dǎo)做決定的事情，這種情況的匯報，一定要提前準備好2~3個解決方案。
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第三種是需要協(xié)助資源的匯報，比如，工作中，需要跨部門合作、協(xié)助、人力支持等等，需要領(lǐng)導(dǎo)幫忙解決的問題，一定要及時匯報，避免影響工作進度。
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第二步：梳理領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點
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在正式給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作之前，還需要明確領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點，在匯報的時候，要體現(xiàn)出來。
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比如：領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)注的是項目進度、團隊成員的工作狀態(tài)、這項工作能夠給公司帶來多少價值、工作目標是否與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)想的一樣等等。
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梳理出領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點，這樣在匯報的時候，才能夠解決領(lǐng)導(dǎo)心中的困惑，讓領(lǐng)導(dǎo)更加信任你。
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第三步：培養(yǎng)受眾思維
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匯報工作之前，還需要明確匯報的對象是誰，也就是你給誰做匯報。
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工作匯報的對象不同，匯報的內(nèi)容側(cè)重點也會有所差異。可以從這4個方面思考，他們是誰？他們有什么需求或問題？他們想要做什么？怎樣才能讓他們行動起來？
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當(dāng)你解決了這4個問題，從聽者的角度思考和反思，你的工作匯報才會更出色。當(dāng)你在給領(lǐng)導(dǎo)匯報的時候，領(lǐng)導(dǎo)也會對你刮目相看。
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第四步：清楚領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格
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在給領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報的時候，要注意領(lǐng)導(dǎo)的為人處世風(fēng)格，每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己的風(fēng)格特點，在聽工作匯報的時候，側(cè)重點也會不同，因此，要針對不同類型的領(lǐng)導(dǎo)“對癥下藥”。
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比如：掌控性的領(lǐng)導(dǎo)，做事情就比較直接，而且會比較強硬，會比較喜歡做主、行動力強的人，他們在追求目標的時候，往往也是不達目的誓不罷休。
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再比如：支持型的領(lǐng)導(dǎo)，他們往往更加關(guān)注人，善于合作，會比較傾向于團隊一起做決策。
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所以，在匯報工作的時候，了解領(lǐng)導(dǎo)，針對不同的領(lǐng)導(dǎo)做不同風(fēng)格形式的匯報，會讓領(lǐng)導(dǎo)更加青睞你。
三、工作匯報內(nèi)容梳理6步法
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做好前期的準備，最后就是要具體的執(zhí)行，思考如何給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作了，可以分成簡單的6個步驟：定題→頭腦風(fēng)暴→分類→標題→排序→補充。
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首先是定題，要確定匯報主題；
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接著是頭腦風(fēng)暴，團隊成員一起思考與主題相關(guān)的內(nèi)容，說出自己的想法；
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其次是分類，將每個人的想法進行分類，3~5為宜；
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再就是起標題， 給每個點進行一個小的總結(jié)，梳理成小標題。
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接著是排序，按照某個順序?qū)R報的內(nèi)容進行一個排序，是時間順序、優(yōu)先級順序、流程步驟等等，排列出一個順序進行工作匯報。
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最后，對整體的內(nèi)容做一個梳理，查缺補漏，補充相關(guān)的內(nèi)容。
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這樣做，就可以梳理完工作匯報的所有內(nèi)容，匯報的時候，就不會出現(xiàn)遺漏，領(lǐng)導(dǎo)也能夠接收到你匯報的所有重點信息。
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四、工作匯報的金字塔表達結(jié)構(gòu)
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工作匯報的時候，利用金字塔結(jié)構(gòu)表達，會讓你的表達效果更加清晰流暢。金字塔結(jié)構(gòu)其實很簡單，就是總分總形式，先總體概述，接著分別論述觀點，最后總結(jié)歸納。金字塔結(jié)構(gòu)的表達方式這樣的特點，結(jié)論先行、上下應(yīng)對、分類清楚、邏輯排序。
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只要按照這種方式表述，給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，一定會得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞。
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舉個例子：
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黃總，銷售部的經(jīng)理明天下午兩點要去門店做培訓(xùn)，采購部的經(jīng)理下午兩點半出差回來，財務(wù)部的經(jīng)理下午三點還有一個會議要參加，經(jīng)過和各部門的經(jīng)理協(xié)商，同意明天的會議調(diào)整到下午四點。
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這種工作匯報方式，領(lǐng)導(dǎo)聽到后一定會覺得很混亂，不知道你到底想要表達什么，那按照金字塔結(jié)構(gòu)，調(diào)整一下，可以這樣表達。
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黃總，明天下午的會議調(diào)整到四點正式開始，因為銷售部的經(jīng)理下午三點半左右才能從門店培訓(xùn)回來，采購部經(jīng)理下午兩點半出差回來，財務(wù)部經(jīng)理明天下午還有一個會議要參加。
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這樣給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，領(lǐng)導(dǎo)就可以直接明白你表達的意思。所以，在做工作匯報的時候一定要注意，注意表達方式。
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總結(jié)
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工作匯報的目的，主要就是傳遞信息給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚工作的狀況，對整體工作有一個把控。
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所以，在職場上，一定要做好工作匯報，這是增進你與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系獲得領(lǐng)導(dǎo)器重的最直接的方法。
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你有什么工作匯報技巧嗎？歡迎留言分享~~
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